Kể từ ngày 10/04/2015, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ ban hành về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch chính thức có hiệu lực thi hành.
Theo quy định tại Điều 2 của Nghị định này, các từ ngữ sau đây được định nghĩa như sau:
1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Ví dụ: Hiện nay Ủy ban nhân dân các cấp (quận, huyện, xã, phường, thị trấn) có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao khai sinh, kết hôn, khai tử… theo yêu cầu của người dân trước đây có đăng ký với Ủy ban nhân dân cấp đó. Nghĩa là khi người dân đăng ký ở Ủy ban xã nơi mình cư trú trước đây thì phải về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi mình đăng ký trước đây yêu cầu cấp bản sao.
2. “Chứng thực bản sao từ bản chính”: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Nghĩa là có bản chính, người dân có quyền chọn để đến Trụ sở của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, Phòng Tư pháp quận, huyện nào mà mình cảm thấy thuận tiện, đỡ tốn kém và yêu cầu nơi đó chứng thực bản sao từ bản chính.
Lưu ý: Cần phân biệt thẩm quyền Phòng Tư pháp quận, huyện có quyền chứng thực bản sao từ bản chính các loại giấy tờ của Việt Nam và nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Nghĩa là Phòng Tư pháp quận, huyện chứng thực sao từ bản chính tiếng Việt và có yếu tố nước ngoài.
Còn thẩm quyền của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn không có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính là tiếng nước ngoài.
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 5 của Nghị định 23, việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều 5 Nghị định 23 không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Lưu ý: Đối với việc chứng thực chữ ký, người dân có quyền chọn cơ quan có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực, nếu thấy thuận lợi cho mình, thì đến và yêu cầu một trong các cơ quan như: Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, Phòng Tư pháp quận, huyện để chứng thực chữ ký. Việc chứng thực chữ ký, người nào yêu cầu thì người đó phải đến trụ sở cơ quan mà mình đã chọn và yêu cầu, khi đi nhớ mang theo chứng minh nhân dân và văn bản mà mình yêu cầu chứng thực chữ ký của mình nhưng không được ghi sẵn ngày, tháng, năm và ký trước vào văn bản mà mình đã soạn sẵn và yêu cầu ký chứng thực chữ ký của mình. Bởi vì quy định của Nghị định 23 buộc người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người có thẩm quyền ký chứng thực chữ ký.
Đối với người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, thẩm quyền và trách nhiệm ký chữ ký chỉ có Phòng Tư pháp quận, huyện thực hiện. Do vậy, người nào có yêu cầu chứng thực chữ ký của mình dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại, nên chọn nơi nào thuận tiện cho mình thì đến ngay trụ sở một trong các cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch là Phòng Tư pháp quận, huyện đó để yêu cầu chứng thực chữ ký của người dịch. Tất nhiên người nào dịch người đó phải đi trực tiếp, không được Ủy quyền, khi đi nhớ mang theo văn bản dịch, bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên hoặc bằng đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản 2, Điều 27 Nghị định 23 này thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch.
4. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Lưu ý: Người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản thì có quyền chọn một trong các cơ quan thuận tiện cho mình là Phòng Tư pháp quận, huyện, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Theo quy định tại Khoản 6 Điều 5 Nghị định 23 này, việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn) nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn) nơi có nhà.
5. “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
6. “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
7. “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
Về giá trị pháp lý của Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23 này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định 23 này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định 23 có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này, thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Phòng Tư pháp quận, huyện được quy định như sau:
1/ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
2/ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
3/ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
4/ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
5/ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm:
1/ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
2/ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
3/ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
4/ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
5/ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
6/ Chứng thực di chúc;
7/ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
8/ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản 2 Điều 5, Nghị định số 23 nói trên.