UBND quận đã ban hành văn bản số 604/UBND-TP ngày 29/6/2010 yêu cầu UBND các phường cần lưu ý thống nhất một số điểm trong thực hiện việc chứng thực như sau:
I/ Về chứng thực hợp đồng giao dịch thuộc thẩm quyền UBND phường:
1/Di chúc: Thẩm quyền: UBND phường không phụ thuộc vào nơi cư trú của người lập di chúc.
2/ Văn bản từ chối nhận di sản là động sản: Thẩm quyền: UBND phường không phụ thuộc vào nơi cư trú của người từ chối nhận di sản.
3/ Các loại ủy quyền:
- Văn bản, hợp đồng ủy quyền về quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn kiền với đất (không phải là nhà ở), mà bên có quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất là hộ gia đình, cá nhân trong nước:Thẩm quyền: UBND phường nơi cư trú của hộ gia đình, cá nhân có quyền sử dụng đất.
- Giấy uỷ quyền nộp hồ sơ và nhận thay Giấy chứng nhận của người đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: Thẩm quyền: UBND phường không phụ thuộc vào nơi cư trú của người ủy quyền.
- Giấy ủy quyền đăng ký xe: Thẩm quyền: UBND phường không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
- Văn bản ủy quyền thực hiện việc khiếu nại: Thẩm quyền: UBND phường nơi cư trú của người ủy quyền.
- Chứng thực văn bản ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng bằng tiền mặt: Thẩm quyền: UBND phường nơi cư trú của người ủy quyền. Thời hạn ủy quyền tối đa là 6 tháng. Đối với các đối tượng hưởng cùng sống trong một hộ gia đình, có thể ủy quyền cho một trong số những người hưởng chế độ bảo hiểm xã hội lĩnh thay, thời hạn ủy quyền tối đa là 1 năm.
- Hợp đồng hợp tác của Tổ hợp tác: Trường hợp Tổ hợp tác tổ chức và hoạt động với qui mô liên xã thì Tổ có quyền lựa chọn nơi chứng thực hợp đồng hợp tác thuận lợi cho tổ chức và hoạt động của tổ hợp tác.
II/ Về chứng thực chữ ký:
Người yêu cầu chứng thực chữ ký trên văn bản bằng tiếng Việt có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Trường hợp người nước ngoài yêu cầu chứng thực chữ ký không thông thạo tiếng Việt thì cần có người phiên dịch và lời chứng phải bao gồm nội dung: “Có ông/ bà… là ngưòi phiên dịch”.
Đối với các trường hợp chứng thực chữ ký trên các giấy tờ có nội dung bảo lãnh như: Trong các cam kết cùng trả nợ khi mua hàng trả góp, vay tiền tại các tổ chức tín dụng, hoặc chịu trách nhiệm bồi thường chi phí đào tạo cho người đi học nếu người đi học không thực hiện đúng cam kết khi đào tạo… (người cam kết không phải là người tham gia giao dịch hay nhận kinh phí đào tạo): UBND phường khi tiếp nhận các giấy tờ có nội dung bảo lãnh như trên phải hướng dẫn các qui định có liên quan về “bảo lãnh” cho người yêu cầu chứng thực. Nếu người yêu cầu chứng thực vẫn yêu cầu chứng thực chữ ký thì UBND phường chứng thực chữ ký của người cam kết.
III/ Lưu ý:
1/ Đối với các trường hợp điểm chỉ:
Chứng thực điểm chỉ trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký thì việc chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ.
Điểm chỉ khi chứng thực hợp đồng, giao dịch có thể thực hiện đồng thời với việc “ký” trong các trường hợp sau:
- Chứng thực di chúc.
- Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực.
- Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực.
2/ Các trường hợp có thể thực hiện chứng thực ngoài trụ sở UBND phường:
Chứng thực hợp đồng, giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù.
Chứng thực di chúc của người mà tính mạng bị cái chết đe dọa do bệnh tật, tai nạn hoặc người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng không thể đến trụ sở UBND phường.
Đối với các trường hợp trên, trong phần lời chứng phải ghi thêm địa điểm chứng thực, giờ phút mà người thực hiện ký vào văn bản chứng thực.
Người sử dụng các mẫu hợp đồng, giao dịch có quyền sửa đổi, bổ sung nội dung trong mẫu cho phù hợp với từng giao dịch cụ thể nhưng phải bảo đảm nội dung cơ bản của mẫu, không trái pháp luật và đạo đức xã hội. UBND phường khi chứng thực sẽ không bắt buộc người dân phải áp dụng cứng nhắc mẫu hợp đồng giao dịch ban hành theo Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT và Quyết định số 123/2005/QĐ-UB.